Limite de participantes do grupo de WhatsApp: quantas pessoas cabem e o que fazer quando lota

Quais são os limites oficiais do WhatsApp?

Os limites são definidos pelo próprio WhatsApp, e o administrador não consegue aumentar:

Os números estão na Central de Ajuda do WhatsApp, nas páginas sobre como criar um grupo e sobre as comunidades. O WhatsApp já aumentou esses limites algumas vezes, então vale conferir a fonte antes de planejar uma campanha grande.

Se você encontrar números menores em textos antigos, eles estavam certos na época: o limite de um grupo já foi de 256 pessoas, passou para 512 em 2022 e chegou a 1.024 no fim do mesmo ano.

O que acontece quando o grupo chega ao limite?

Quando o grupo atinge o limite, o link de convite continua existindo, mas quem toca nele vê o aviso de que o grupo está cheio e não consegue entrar. Para quem divulga o grupo de forma orgânica, isso é um incômodo. Para quem anuncia, é dinheiro saindo:

• O anúncio não para sozinho. O Meta não sabe que o grupo lotou e segue entregando o anúncio e cobrando por clique.
• O relatório continua bonito. Os cliques seguem chegando no mesmo custo, então nada no gerenciador avisa que as entradas pararam.
• Trocar o link mexe no anúncio. Editar o destino de um anúncio em veiculação pode devolvê-lo para a análise e para a fase de aprendizado.

O mesmo vale quando o problema não é lotação. Um grupo derrubado ou um link de convite redefinido também deixa o anúncio apontando para lugar nenhum.

Como saber que um grupo está perto de lotar?

No próprio WhatsApp, o número de participantes aparece na tela de dados do grupo, logo abaixo do nome. Funciona bem para um grupo. Com cinco ou dez grupos na mesma captação, conferir um por um várias vezes ao dia deixa de ser viável, e é assim que um grupo lota sem ninguém perceber.

No Sparkle Tracker, o ícone Ver grupos, no cartão da operação, mostra os participantes e a ocupação de cada grupo em uma tela só. Fica claro quais já encheram e quanto falta nos próximos da ordem.

Uma regra prática para captação com data marcada: quando o penúltimo grupo da ordem começar a receber gente, crie mais um e acrescente à operação. Assim sempre existe um grupo vazio esperando.

Como não perder tráfego quando o grupo lota?

A solução tem duas partes: ter mais de um grupo pronto e usar um link só, que escolhe o grupo de cada pessoa.

1. Crie os grupos antes de anunciar. Todos com o mesmo número administrador e a mesma configuração.
2. Defina um limite abaixo do teto. Parar em 1.000, por exemplo, deixa uma folga para quem entra por convite direto de outro participante.
3. Divulgue um link que redireciona. Ele manda cada pessoa para o primeiro grupo com vaga e passa para o próximo quando o atual enche.
4. Acompanhe a ocupação. Quando o último grupo começar a encher, acrescente outro à fila.

No Sparkle Tracker, esse link é o da operação. Você define o limite de cada grupo, de 0 a 1.024, e ele distribui as entradas em ordem. Além disso, os grupos são conferidos a cada 2 minutos: se um deles sai do ar ou o convite deixa de valer, o link passa a pular esse grupo. Os detalhes estão na página do redirecionador de grupos de WhatsApp.

Quantos grupos preparar para uma campanha?

A conta é simples: divida o número de pessoas que você espera captar pelo limite que definiu em cada grupo e arredonde para cima. Depois some um grupo de reserva.

Dois cuidados nessa estimativa. O primeiro: a captação esperada deve ser de entradas, não de cliques. Em campanha para grupo, só uma parte dos cliques vira entrada, e a página sobre custo por lead real no grupo mostra como medir essa diferença. O segundo: as pessoas saem ao longo dos dias, o que libera vaga nos primeiros grupos e muda um pouco a distribuição.

O que acontece se todos os grupos lotarem?

Nenhum link consegue colocar uma pessoa em um grupo que o WhatsApp considera cheio. Se todos os grupos da ordem chegarem ao limite, o link continua funcionando, mas quem clica volta a encontrar um grupo sem vaga.

No Sparkle Tracker, nessa situação o link segue mandando as pessoas para o primeiro grupo da ordem. Não existe fila de espera. A correção é acrescentar um grupo à operação: o link passa a usar esse grupo, e você não mexe no anúncio.

Por isso o grupo de reserva da conta acima não é exagero. No pico de uma captação, um grupo enche bem mais rápido do que a média do dia sugere.

E quando o grupo exige aprovação para entrar?

Em um grupo com aprovação de novos participantes, quem toca no convite não entra na hora: envia um pedido, e um administrador aceita ou recusa. A pessoa só passa a contar no limite do grupo depois de aprovada.

Para quem anuncia, isso cria uma etapa a mais entre o clique e a entrada. Vale medir as duas separadas, porque um anúncio pode gerar muitos pedidos e poucas entradas se a aprovação demorar. O Sparkle Tracker registra o pedido e a entrada como eventos diferentes, com os nomes Solicitou entrada no grupo e Entrou no grupo, os dois com o anúncio de origem.

Vale mais usar grupos soltos ou uma comunidade?

Depende do tamanho da captação e de como você quer falar com as pessoas.

• Comunidade junta os grupos num lugar só e tem o grupo de avisos, em que só os administradores escrevem. O limite total é de 2.000 membros, então ela serve bem para captações menores e para quem quer um canal único de avisos.
• Grupos soltos não têm limite de quantidade. Cada um aceita até 1.024 pessoas, e você acrescenta grupos conforme a captação cresce. É o formato mais usado em lançamentos grandes.

Nos dois casos dá para rastrear quem entrou e quem saiu, e de qual anúncio cada pessoa veio. Em uma comunidade, a entrada é contada no grupo de avisos.